Какие документы проверять при аренде офиса

Фирма нашего нового клиента арендовала офис более 2-х лет. Место было прекрасное, арендодатель великодушно разрешил сделать перепланировку и ремонт и даже учел часть расходов в негласной сумме, доплачиваемой сверх прописанной в договоре арендной платы. Спустя 2 года здание выставили на приватизацию, а хозяин оказался всего-навсего арендатором, не имевшим права на сдачу помещений в субаренду. Фирме пришлось съезжать.


В нашей летописи десятки подобны историй: помещения арендуют впопыхах, без детального анализа рынка и юридической проверки объекта. Крупнейшая в Украине база офисной недвижимости KNIN подскажет: какие документы нужны при аренде офиса и как оградить свое предприятие от неприятных сюрпризов.

Документы владельца: доверяй и проверяй
Профильные юристы отлично знают, какие документы проверять при аренде офиса. Для начала стоит убедиться, что адрес объекта совпадает с адресом в документах. Объект может иметь отдельный адрес (целая часть) или представлять собой часть от целого (доля в процентах). Убедитесь, что осмотренные помещения совпадают с планом в техпаспорте, а литеры относятся к собственности вашего потенциального арендодателя.
Краткий перечень правоустанавливающей документации: 

- свидетельство о праве собственности на недвижимое имущество;

- извлечение (укр. «Витяг») из Реестра прав собственности;

- договор купли-продажи или дарения;

- договор о выделе идеальной части;

- свидетельство о праве на наследство (вариант – на часть в общем имуществе);

- решение суда, набравшее силу.

Все документы должны пройти государственную регистрацию. Это подтверждается выпиской из Реестра права собственности на недвижимое имущество. При утере документа владелец получает дубликат, который также подлежит госрегистрации.

Требуйте к осмотру оригиналы – вы же не расплачиваетесь ксерокопиями купюр? Дальше снимаете ксерокопии и проводите мини-расследование:

- у любого нотариуса проверяете законность бумаг и отсутствие арестов и запретов на адрес;

- адрес объекта стоит дополнительно «пробить» по Реестру судебных решений;

- в случае отдельно стоящего здания проверяем статус земельного участка и целевое назначение земли в Публичной кадастровой карте Украины, а потом разбираемся с тонкостями аренды земли.

Кто владелец? 

Офисы сдают частные лица, ФОПы, ООО, ЗАО, ПАО, коммунальные, казенные и государственные предприятия. В каждом случае это иной способ принятия решения для заключения договора аренды.

Частным структурам достаточно решения директора, собрания учредителей, наблюдательного совета и далее по списку (читаем Устав фирмы-арендодателя). Аренда коммунальной и госсобственности – отдельный случай, как минимум понадобятся разрешения органа управления и экспертная оценка. Как максимум – аренда предоставляется на основе тендера, конкурса или электронных торгов.

Для физлица ваша фирма становится налоговым агентом и обязана делать отчисления в госбюджет по налогу с доходов физлиц и военному сбору. В остальных случаях налоговое бремя несут сами арендодатели, важен только НДС.

Стоит провести бесплатную онлайн-проверку владельца:

- существует ли предприятие, кто бенефециарии и руководители: в Реестре юридических лиц, ФОП и общественных организаций;

- насколько добросовестен ваш визави: в Реестре должников;

- не является ли банкротом: проверяем Реестр предприятий, против которых открыты дела о банкротстве.

О чем расскажет техпаспорт

Многие арендаторы не осматривают техпаспорт объекта. Напрасно. Эксперты портала коммерческой недвижимости KNIN подтверждают: официальная план-схема объекта недвижимости бесстрастно показывает:

- реальную (а не заявленную владельцем) площадь помещений;

- литеры, которые сравниваем с правоустанавливающим документом;

- планировку, скрытые перепланировки, несущие стены;

- запасные и пожарные выходы (план эвакуации должен висеть на стене);

- скрытые угрозы безопасности и негласного проникновения в офис.

Нюансы субаренды

В договоре субаренды должна быть ссылка на договор аренды, в котором есть пункт о разрешении сдачи помещений в субаренду, а также указано целевое назначение аренды. Иначе соглашения незаконны. Срок договора субаренды не может превышать срок действия основного договора.

Все вопросы, связанные с неотъемлемыми улучшениями (перепланировки, достройки, надстройки, перенес коммуникаций, настил ламината или лепнина на потолке) согласовываются исключительно с владельцем здания.

До заключения договора субаренды стоит провести проверку и арендодателя, и владельца недвижимости.