Аренда офиса глазами бухгалтера

Итак – аренда офиса: какие расходы? Как учитывается в бухучете арендаторов? Как не ошибиться и не навлечь на себя гнев акционеров или налоговой?

В KNIN часто обсуждаем нюансы рынка аренды, динамику цен и самые интересные предложения рынка. Однако аренда офиса – это не только юридические, производственные и маркетинговые вопросы. Офисная недвижимость – это еще и головная боль бухгалтеров. Итак – аренда офиса: какие расходы? Как учитывается в бухучете арендаторов? Как не ошибиться и не навлечь на себя гнев акционеров или налоговой?
Что входит в расходы на аренду офиса
Зачастую владельцы предприятий и бухгалтеры по-разному видят статьи расходов, необходимых для обслуживания аренды помещения.
Различают две основные схемы аренды:
- классическая: арендная плата + отопление, коммунальные платежи, интернет и связь + парковка, охрана, видеонаблюдение, уборка;
- «все включено»: арендная плата (включает парковку, уборку, администрирование, охрану) + коммунальные платежи и связь.
Аренда помещения вне бизнес-центра означает расходы по обеспечению безопасности офиса, видеонаблюдению, пожарной безопасности, обустройству паркомест, уборке, согласованию размещения рекламных конструкций.
Эксперты KNIN рекомендуют менеджерам учитывать все потенциальные расходы на поиск, аренду и содержание офиса. Даже те, что не будут отображены в статьях бухучета:
- рабочее время сотрудников и руководства, затраченное на поиск помещений (минимизируется сотрудничеством с агентствами недвижимости);
- рабочее время, затраченное на переговоры, заключение договора, подготовку переезда, переезд и обустройство на новом месте;
- оплата услуг риэлтора, в случае аренды частного офиса;
- оплата услуг нотариуса (при заключении договора найма на срок свыше 3-х лет);
- ежемесячная арендная плата;
- в отдельных случаях одноразовый страховой взнос арендодателю авансом за последний месяц аренды;
- дополнительные платежи: мелкий ремонт, чистка кондиционеров, эксплуатация систем связи, подвоз и питание сотрудников;
- негласные поборы с арендаторов в старых административных центрах;
- переезд, заказ и расстановка мебели, подключение систем связи и оргтехники;
- брендирование офиса, заказ и размещение рекламных конструкций; реклама нового адреса офиса.
Бухучет и НДС арендатора
Различают принятые в оперативную аренду необоротные активы и финансовый лизинг. Основные признаки финансового лизинга:
- объект передается на срок, подразумевающий амортизацию >75% первоначальной стоимости;
- сумма платежей за лизинг превышает стоимость объекта;
- переданное в лизинг имущество изготовлено по заказу лизнгоприобретателя;
- предусмотрено право арендатора на выкуп объекта по окончании или во время действия договора (в отдельных случаях оспаривается и оценивается как операционная аренда).
В остальных случаях стороны оговаривают в договоре форму оперативной (операционной) аренды или указывают, что эта форма избрана для целей налогообложения.
Объект не находится на балансе
Необоротные активы, принятые в оперативную аренду, зачисляются арендатором на забалансовый счет 01 и по окончании срока аренды списывается. При финансовом лизинге предприятие принимает на баланс объект уже после выкупа, в стадии высокой степени амортизации.
Все время аренды арендатор использует объект, но не платит налог на недвижимость.
Как учитываются расходы, статьи расходов в зависимости от целей аренды
Арендаторов интересует арендная плата: какая статья затрат, как отражать все расходы на оплату коммунальных и эксплуатационных расходов на содержание объекта аренды.
Учитываются все совокупные расходы на дебетовых счетах, в зависимости от целей использования помещений:
- 15 капитальные инвестиции (в случае использования офиса для строительства компанией собственных активов);
- 23 производство;
- 91 общепроизводственные расходы;
- 92 административные расходы;
- 93 расходы на сбыт (в том числе региональные филиалы);
- 94 прочие расходы операционной деятельности.
Нюансы начислений
Авансовые платежи вносят в расходы и отображают в ст. 39 (расходы будущих периодов). Впоследствии их разносят по периодам оплаты, определенным договором.
Расходы на аренду и содержание офиса вносят в себестоимость продукции и услуг.
НДС
Если арендодатель – плательщик НДС, арендная плата облагается НДС в общем порядке, по ставке 20%. Расчет НДС исчисляется от согласованной договором стоимости, но не ниже себестоимости. На этот момент стоит обратить внимание: себестоимость рассчитывается арендодателем и может быть искусственно завышена.
Арендаторы имеют право на налоговый кредит по общим правилам при наличии налоговых накладных от арендодателя и поставщиков коммунальных услуг. Акт приема-передачи помещений необязателен для договоров аренды, однако без такого акта невозможно установить дату возникновения НДС-обязательств.