Як керувати робочим простором: 5 базових навичок

Сучасний коворкінг бізнес – це не просто спільне використання офісної інфраструктури з метою здешевлення її вартості. Промисловість швидко розвивається. Коворкінг-центри перетворюються на осередок інновацій, творчості та нових можливостей для бізнесу. Звичайно, майбутнім та нинішнім власникам коворкінг-просторів необхідно скоригувати стратегії управління, щоб йти в ногу з цією еволюцією.

Мета цієї статті – допомогти вам впоратися із цим завданням. Тут ви знайдете поради щодо підвищення ефективності робочого простору, посилення вашого бренду, зміцнення спільноти резидентів та масштабування вашого бізнесу.

Ставте спільноту в основу

Орієнтованість на спільноту – це критично важливий чинник успіху будь-якого коворкінг-простору. Перш за все вам необхідно вирішити, хто є вашими цільовими клієнтами. Кожна аудиторія має свій набір вимог, а значить, структуру управління гнучким робочим простором і ваші дії змінюватимуться відповідним чином.

Але якщо ви хочете залучити підприємців та компанії, будьте готові надати їм окреме місце, організоване в офісі з можливістю кастомізації, а також переговорні кімнати. Короткий перелік послуг для цієї аудиторії може включати Wi-Fi, оргтехніка, секретаря, архів, невелику кухню, вбиральню, а також можливість приймати гостей. Цінова політика тут буде заснована на пропонованих послугах та піврічній чи річній оплаті.

Наймайте правильних людей

Коли ви знаєте, хто є вашими клієнтами та чого хочуть ці люди, настає час наймати ефективну команду, яка стане душею та серцем вашого простору. Кількість та навички персоналу, який вам необхідний, залежать від розміру закладу та послуг, які ви пропонуєте.

Ось мінімальний список основних вакансій, на які вам необхідно найняти людей, передати на аутсорс або закрити самостійно:

• Технічний експерт - допомагає клієнтам у вирішенні проблем з доступом до WiFi, налаштуванням і т.д., можливо, розробляє та керує веб-сайтом коворкінгу.
• Менеджер коворкінг-простору - ви чи інша людина, яка керуватиме бізнесом, розвиватиме його відповідно до бачення бренду, розв'язуватиме проблеми з резидентами, плануватиме фінанси, прийматиме рішення та буде робити все необхідне для задоволення потреб клієнтів.
• Менеджер приймальні - відповідає за щоденні та щотижневі перепустки, платежі, телефонні дзвінки та електронні листи потенційних клієнтів.
• Менеджер спільноти - відповідає за створення, залучення та розширення спільноти, а також за всю комунікаційну діяльність на сайтах, у соціальних мережах, на заходах тощо.
• Маркетолог - допомагає просувати коворкінг як онлайн, так і офлайн, підвищувати впізнаваність бренду, залучати нових якісних клієнтів.

Нічого страшного, якщо люди, яких ви наймаєте, не мають досвіду роботи у коворкінг-просторах. Ключем до побудови ефективної команди є потенціал кандидатів та їх відповідність унікальній культурі вашого коворкінг-простору, особливо якщо ви формуєте коворкінг в Києві

Уникайте поширених помилок

Багато коворкінг просторів зазнають невдач з певних причин, таких як недостатнє планування, брак реклами, невдале розташування, де немає попиту, і т.д.

Якщо ви читаєте цю статтю, ви маєте всі шанси обійти поширені помилки. Розгляньмо п'ять основних помилок, які вже притягли на дно багато коворкінг-бізнесів ваших колег.

• Погане планування
• Недостатній розвиток спільноти
• Управління коворкінгом як офісним центром
• Недостатні інвестиції у комунікацію та взаємодію
• Намагатися впоратися з усім самостійно

Інструменти для керування коворкінгом

Без спеціального програмного забезпечення керувати сучасним коворкінг-простором надзвичайно складно. ПЗ необхідне кожному оператору для організації роботи, розвитку бізнесу та спільноти, а також для спрощення та оптимізації щоденного використання робочого простору клієнтами.

Ось короткий список переваг, які ви отримаєте, використовуючи платформу для керування робочим простором:

• єдина база резидентів;
• автоматизація адміністративних завдань;
• перевірка доступності приміщень у режимі реального часу;
• онлайн-бронювання офісних приміщень, робочих місць та переговорних кімнат;
• веб та мобільні програми самообслуговування для резидентів;
• реєстрація гостей та безконтактний доступ до робочого простору;
• виставлення рахунків та віддалена оплата;
• зовнішні продажі;
• управління заходами;
• підтримка клієнтів;
• стрічка новин, переваги резидентів та просування додаткових послуг;
• оптимізація витрат та моніторинг ефективності;

Як бачите, система для керування коворкінгом робить практично все. Вам, можливо, знадобляться ще кілька додаткових інструментів для маркетингу та просування в соціальних мережах, управління паролями та побудови сайтів і блогів. Більшість таких ресурсів пропонують безплатні плани, яких має бути цілком достатньо для ваших потреб.