Рынок аренды крайне нестабилен: хорошие помещения сдаются быстро, арендаторы должны оперативно анализировать информацию и принимать молниеносные решения.  Как выбрать офис в аренду и на что обратить внимание?

Цели и бюджет

Определяемся с целью: зачем нам нужен офис? Сейчас активно используются анти-кафе и скайп-связь. Однако коворкинги и офисы на пике спроса, с одесским каталогом вы можете ознакомиться тут. Основные цели сбора команды в едином центре таковы:

- необходимо принимать коллективные решения;

- нужно место для приема посетителей или творческой работы, отдельное от дома;

- наличие отдельного офиса – лицензионные или законодательные требования к бизнесу.

Поставленная цель четко очерчивает контуры будущего офиса. Остается рассчитать бюджет. Учитываем:

- затраченное рабочее время;

- услуги риэлтора и (аренда >3 лет) нотариуса;

- арендную плату, коммуналку, связь, парковку, уборку;

- дополнительные и скрытые расходы.

Местонахождение и инфраструктура

Нам нужна прибыльная аренда офиса: как выбрать самый удачный вариант на карте? Цель аренды задает вектор поиска района расположения офиса, его инфраструктуры, престижности. Логично размещать офис в местах скопления целевой аудитории или в районах с отличной транспортной развязкой. Учитываем:

- удобство для персонала и клиентуры;

- наличие конкурентов;

- размещение рекламы.

Площадь и планировка 

Если стартап перспективный, подбираем помещение «на вырост». В остальных случаях руководствуемся целесообразностью и нормативами:

- минимальная норма площади на 1 сотрудника >4,5м²;

- при общении с клиентами > 6м²;

- расстояние между компьютерами: боковые стороны > 1,2м; тыльные >2м.

- оргтехника > 0,6м от стола +1 м рабочая площадка.

Оптимальную планировку подскажет наша цель:

- отдельные кабинеты или открытое пространство;

- лифты, уборные, приемные, залы ожидания, переговорные;

- архив, сейфовые комнаты, пульт охраны, места для техперсонала;

- мастерские, лаборатории, классы, конференц-зал;

- парковка, терраса для отдыха, релакс-зона и пр.

Сверяем реальность с техпаспортом объекта, выявляем реальную площадь, несущие стены, эваковыходы, пути негласного проникновения в помещение.

Коммуникации и безопасность

Нормы офисных помещений предусматривают для 8-часового рабочего дня температурный диапазон +20-28ºС. Нужна естественная или принудительная вентиляцию. Современные коммуникации предусматривают регулируемое отопление, экономное освещение, кондиционирование, оптико-волоконные сети, охрану по периметру, видеонаблюдение.

Арендная плата, эксплуатационные и скрытые расходы

Оплата в бизнес-центрах класса В, А по системе «все включено» (арендная плата и эксплуатационные расходы) + коммунальные расходы. В остальных случаях придется дополнительно оплачивать паркоместа, охрану, видеонаблюдение, уборку, мелкий ремонт.

Дополнительные расходы арендатора:

- переезд, мелкий ремонт, перепланировка, брендирование, дизайн-проект, мебель и реклама офиса:

- ​отдельные владельцы при рекламе «забывают» про НДС;

- депозит арендодателю в размере месячной ставки в качестве страховки;

- в старых админцентрах сохранились негласные доплаты завхозу, управителю, садовнику, сантехнику.

Надежность арендодателя

KNIN предупреждает: до передачи аванса необходимо разобраться в полномочиях арендодателя. Сдают помещения частные фирмы и владельцы, управляющие компании, коммунальные и госпредприятия, субарендаторы - в каждом случае это разные условия взаимоотношений сторон.

Проверяем правоустанавливающие документы, наличие разрешения на сдачу в субаренду. Обращаем внимание на целевое назначение помещений: в жилом фонде могут размещаться нотариусы, адвокаты и еще несколько категорий сферы услуг, для остальных необходим статус нежилого фонда.

Проверяем полномочия руководителя или представителя владельца на заключение договора.

Условия договора 

Подписание договора найма нежилого помещения налагает на обе стороны ряд обязательств. Не спешим с подписанием и внимательно проверяем все пункты. Особое внимание пунктам:

- цена аренды, НДС, прочие расходы, право арендодателя на повышение ставки;

- цель аренды;

- срок аренды и пролонгация договора;

- компенсация арендатору за согласованные с владельцем неотъемлемые улучшения (ремонт и перепланировка);

- штрафы и пени;

- право на субаренду и установку банкомата, терминала или чужого ксерокса

Эксперты портала недвижимости KNIN напоминают: привлечение специалиста во время поиска офиса сэкономит вам время и деньги.